Hele denne side er en annonce i samarbejde med Nortra Online.

Sekretariatsmedarbejder til Institut for Byggeri og Bygningsdesign, Aarhus Universitet

  • Aarhus Universitet
  • 04/01/2023

Jobbeskrivelse

Kunne du tænke dig at arbejde med administrativ understøttelse af forskning og undervisning, og trives du i en omskiftelig hverdag, hvor du har kontakt med mange samarbejdspartnere? Så kan du være den nye kollega, vi leder efter. Forventet startdato og varighed Der er tale om en fast fuldtidsstilling med ansættelsesstart snarest muligt, dog senest den 1. marts 2023. Jobbeskrivelse Du vil komme til at indgå i et sekretariat på 5 medarbejdere samt sekretariatslederen. Vi understøtter en bred palet af opgaver, og vi samarbejder med både ledelse, medarbejdere og fakultet. Du vil selv få indflydelse på udviklingen af dine opgaver, idet vi løbende arbejder med at optimere vores arbejdsgange. Primære opgaver Ansvarlig for instituttets journalsystem, hvor du bl.a. sikrer, at dokumenter journaliseres korrekt, oprettelse af sager samt vejledning af kolleger. Ansættelse og aflønning af timelønnede medarbejdere. Ansvarlig for instituttets procedurer i forbindelse med ferie- og fraværsregistrering samt tage del i implementeringen af AU’s nye HR-system. PhD koordinator, hvor du er sekretær for instituttets PhD udvalg og yder administrativ bistand til formanden for PhD udvalget, koordinerer praktiske ting omkring modtagelse af nye PhD studerende, PhD forsvar osv. Rejsebooking og -afregning for udvalgte medarbejdere Forskellige opgaver af praktisk karakter som f.eks. håndtering af post Bistå med koordinering ved begivenheder og arrangementer på instituttet Administrativ bistand til ledelse og medarbejdere. Din profil Som person er du imødekommende, har en struktureret og selvstændig tilgang til dine opgaver, følger dine opgaver til dørs og sikrer, at frister nås til tiden. Du er fleksibel og trives i et mindre sekretariat. Derudover skal du kunne begå dig både på både dansk og engelsk i skrift og tale. Du har gode IT-kundskaber og har lyst til at lære nye systemer. Det en fordel, hvis du har erfaring med administrativ betjening og evt. kendskab til ovenstående opgaver samt de værktøjer, der anvendes på AU, som f.eks. Workzone, AU Timeløn, Medarbejderstamkort, Emply Hire, Rejs-Ud, MitHR, osv. Hvem vi er Institut for Byggeri og Bygningsdesign er ét ud af fire ingeniørinstiutter, som blev oprettet pr. 1. januar 2021 som et resultat af AU’s omorganisering af ingeniørområdet. Vi beskæftiger ca. 100 medarbejdere i alt og arbejder med forskning og uddannelse af både civilingeniører (bachelor/kandidat), diplomingeniører og ph.d.-studerende inden for instituttets faglige områder. Du kan læse mere om vores institut her Hvad vi tilbyder En fleksibel arbejdsplads, som vægter et godt arbejdsmiljø højt. Vi har tillid og respekt for hinanden, sætter pris på en uformel og venskabelig omgangstone og støtter hinanden, når der er behov. Vores institut er ret nyt, og du får mulighed for at have indflydelse på både dine egne opgaver og sekretariatets opgaver som helhed. Arbejdssted og ansættelsesområde Arbejdsstedet er Inge Lehmanns Gade 10, 8000 Aarhus C og ansættelsesområdet er Aarhus Universitet med tilhørende institutioner. Kontakt information Yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til: Sekretariatsleder, Anja Torup Hansen, 25370837, anja.toruphansen@cae.au.dk . Deadline Alle ansøgninger skal være modtaget senest den 3. januar 2023. Samtaler forventes afholdt i uge 2 og 3. Formalia Løn- og ansættelsesvilkår sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) og organisationsaftale mellem Skatteministeriet og HK/Stat for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere. Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge. Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside. Om Aarhus Universitet Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.000 medarbejdere med en årlig omsætning på 6,6 mia. kr. Læs mere på www.au.dk Se den oprindelige annonce her Kilde: Jobnet